Berechnung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Nach einer Pressemitteilung des BFH vom 6.4.2011 müssen Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen die voraussichtlichen Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen.

Der Kläger betreibt eine Apotheke und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung von 10 700 Euro. Er hatte dafür den unstreitigen jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1070 Euro mit zehn multipliziert.

Der BFH folgte dem Kläger nicht und bestätigte die Entscheidung des FG. Bei der Bewertung der Rückstellung sei die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem könnten nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sei. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt würden, mithin kein Stauraum frei werden würde, könne nicht berücksichtigt werden.

Der vom Finanzamt vorgenommene und vom FG bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von fünfeinhalb Jahren sei nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssten die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also (10+1):2=5,5 Jahre (BFH, Urt. v. 18. 1. 2011 – X R 14/09).